ANWENDERBERICHTE Case-Studies aus allen Branchen

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Die Schenck Process Group zählt zu den international führenden Anbietern für Mess- und Verfahrenstechnik und beschäftigt rund 2.000 Mitarbeiter an 25 Standorten weltweit. Zur kaufmännischen Verwaltung von fünf internationalen Business-Segmenten setzte das Unternehmen ein SAP R/3-System mit insgesamt 26 Umsystemen ein. Projektziel: Nach vollzogenem Management-Buy-out sollte die komplette IT-Infrastruktur aus den bisherigen Systemen herausgelöst und künftig im Rechenzentrum der GISA GmbH betrieben werden. Außerdem waren insgesamt 27 Auslandsstandorte anzubinden, ein Releasewechsel auf SAP ERP 6.0 sowie eine Umstellung auf Unicode durchzuführen. Zur Umsetzung der Teilprojekte entschied sich Schenck Process für den erfahrenen SAP-Dienstleister GISA aus Halle/Saale. Ergebnis nach rund einem halben Jahr Projektlaufzeit: Schenck Process konnte seine laufenden IT-Kosten erheblich senken und die Basis für zukünftige internationale Aktivitäten schaffen.

Eingesetzte Produkte: SAP ERP 6.0

Ausgangslage: SAP R/3 mit 26 Umsystemen
Schenck Process wurde 1881 als Eisengießerei und Waagenfabrik gegründet und hat sich bis heute zu einer starken Marke entwickelt. Die Schenck Process Group spricht mit fünf internationalen Business-Segmenten unterschiedliche Branchen an und zählt zu den weltweit führenden Herstellern für verfahrenstechnische Lösungen in den Bereichen Wägen, Dosieren, Sieben und Automatisieren. Das Unternehmen beschäftigt inzwischen an 25 weltweiten Standorten mehr als 2.000 Mitarbeiter.
Zur Verwaltung seiner kaufmännischen Geschäftsprozesse setzte Schenck Process bei Projektbeginn SAP R/3 4.6c mit den Modulen Finanzbuchhaltung (FI), Controlling (CO), Vertrieb (SD), Materialwirtschaft (MM) und Produktionsplanung (PP) ein. Dabei waren rund 400 SAP-Nutzer registriert, von denen etwa zwei Drittel gleichzeitig am System arbeiteten. Das ERP wurde ebenso wie die firmeninterne E-Mail-, File- und Druckverwaltung durch einen externen Dienstleister im Outsourcing betrieben und gewartet. Nach vollzogenem Management-Buy-out von Schenck Process wurden alle IT-Dienstleistungen neu ausgeschrieben. Als Einzelfertiger mit weltweiten Matrixstrukturen verfügte Schenck Process über eine gewachsene IT-Landschaft mit stark vernetzten Strukturen im Konzernverbund. „Wir wussten, dass ein Dienstleisterwechsel.mit gleichzeitigem Herauslösen aus der ehemaligen Konzernstruktur Risiken bergen kann” sagt Jürgen Biebel, Vice President Research & Development / IT. „Wir entschieden uns für GISA, weil IT-Projekte dieser Größenordnung nur von erfahrenen SAP-Experten schnell und sicher umgesetzt werden können.”

Projektziel 1: Umzug des ERP-Sytems in das Rechenzentrum von GISA
Das wichtigste Projektziel bestand in der reibungslosen Migration aller Systeme inklusive des kompletten Datenbestandes vom bisherigen IT-Dienstleister in das GISA-Rechenzentrum. Dazu mussten die SAP-Experten das komplette SAP R/3 4.6c mit insgesamt 26 Umsystemen ohne Datenverlust aus dem Netzwerk und bei laufendem Betrieb herauslösen und verlustfrei in die neue IT-Umgebung übertragen. Parallel zum technischen Umzug sollte GISA auch die gesamte Anwendungsbetreuung und den Servicedesk übernehmen. Die besondere Herausforderung bestand in der Restrukturierung einer hochkomplexen, über Jahre gewachsenen IT-Struktur. Schenck Process und Vorgängerunternehmen sind seit dem Releasestand R/2 SAP-Anwender.

Projektziel 2: Releasewechsel auf SAP ERP 6.0 und Umstellung auf Unicode
Nach erfolgtem Umzug war ein Upgrade der im Einsatz befindlichen ERP-Module FI, CO, SD, MM und PP auf SAP ERP 6.0 zu realisieren. Als weltweit agierendes Unternehmen war es für Schenck Process zudem wichtig, Ländercodes darstellen und Währungsumrechnungen durchführen zu können. Zur Verbesserung der internationalen Zusammenarbeit sollte deshalb eine Umstellung des Systems auf Unicode erfolgen. Das zweite Teilprojekt war ohne größere Störungen des laufenden Betriebes in zwei Abschnitten von drei und zwei Monaten umzusetzen.Implementierung
Fachleute von GISA erstellten zunächst in enger Zusammenarbeit mit Key-Usern und dem On-Site-Team von Schenck Process getrennte Konzepte für den SAP-Bereich sowie die IT-Infrastruktur des Unternehmens. Sämtliche Schnittstellen zu Fremdsystemen wurden in einem Betriebshandbuch dokumentiert. Um vorhandene Synergien und Qualitätsvorteile optimal ausnutzen zu können, analysierte das Projektteam zudem mögliche Softwarewechsel außerhalb der SAP-Anwendungen und erstellte detaillierte Pflichtenhefte. „Die eigentliche Migration der IT-Infrastruktur des ERP-Systems erwies sich als sehr komplexes Vorhaben, denn neben der Komplexität einer Matrixorganisation waren die Datenbankstrukturen von Schenck Process über Jahre gewachsen”, berichtet Oliver Frank, Regionalleiter Frankfurt/ Main der GISA GmbH. Als besondere Herausforderung erwiesen sich dabei die Archive des Unternehmens. Über Jahre angesammelte Daten mussten aus einer Vielzahl von Systemen und von verschiedenen Standorten in die neue Systemstruktur überführt werden. Hier waren die Mitarbeiter von Schenck Process gefordert zu analysieren, welche Daten relevant für die weitere Aufbewahrung waren. Während des Projektes entschloss sich Schenck Process außerdem zu einem Wechsel der Datenbankgrundlage von Oracle zu Max DB. Dies bedeutete eine zusätzliche Migration in einem ohnehin schon engen Zeitplan. Schenck Process konnte dank der neuen Datenbank weitere Kostenersparnisse erzielen. Vor und nach der Übernahme in die neue Systemumgebung war eine Bereinigung und Restrukturierung des Datenbestandes unumgänglich.
Nach Abschluss umfangreicher Testläufe konnte die migrierte IT-Infrastruktur wie geplant in Betrieb genommen werden. An der Umsetzung des ersten Teilprojektes waren über 40 Experten der GISA GmbH sowie 15 Mitarbeiter von Schenck Process beteiligt. Die Vorgehensweise beim anschießenden Releasewechsel auf SAP ERP 6.0 stimmten GISA-Fachleute und Key-User von Schenck Process ebenfalls gemeinsam ab. Dann wurde ein technischer 1:1 Releasewechsel aller beteiligten Module durchgeführt. Es folgten notwendige Anpassungen der Eigenentwicklungen und Umsysteme sowie die Umstellung auf Unicode. Nach umfangreichen Tests gaben die Entwickler das neue Release zur Produktivsetzung frei.

Projektumsetzung: Schnell und effizient

Bestellabwicklung und Produktion sind bei Schenck Process an das SAP-System gebunden. Der laufende Betrieb hängt also von dessen störungsfreiem Laufen ab. „Trotz der hohen Komplexität unserer internen Geschäftsprozesse und der Systeme gab es während der technischen Umstellung des ERP-Systems keine Ausfallzeiten”, freut sich Jürgen Biebel. „Dank der guten Zusammenarbeit zwischen Fachleuten von GISA und unserem hauseigenen Projektteam verlief auch die Startphase reibungslos.”

Das System nebst allen SAP-Modulen wird durch GISA im Outsourcing betrieben. Schenck Process kann so seine IT-Kosten auf einem kalkulierbar geringen Niveau halten und sich zudem voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Durch die erfolgte Unicode-Umstellung ist der Anbieter für Mess- und Verfahrenstechnik zudem in der Lage, sein ERP-System international auszurollen und damit die IT-Kosten der gesamten Schenck Process Group erheblich zu senken. Gemeinsam mit GISA soll in naher Zukunft eine gezielte Prozessoptimierung stattfinden. Außerdem plant Schenck Process die weltweite Bereitstellung seiner Produktkataloge über verschiedene Portallösungen.

** Kasten „ROI”
• geringere Wartungs- und Betriebskosten durch Outsourcing-Betrieb
• einheitliche Plattform zur Abwicklung kaufmännischer Geschäftsprozesse
• Unicode-Fähigkeit ermöglicht internationalen Roll-out des ERP-Sytems

Ansprechpartner
Gisa GmbH
Oliver Frank
Regionalleiter Frankfurt am Main
Telefon: 0345 585-2444
oliver.frank@gisa.de
www.gisa.de

Schenck Process GmbH
Jürgen Biebel
Vice President Research & Development / IT
www.schenckprocess.com

GISA GmbH

Die GISA GmbH zählt mit über 400 Mitarbeitern zu den führenden IT-Unternehmen Mitteldeutschlands. Das Angebot reicht von der Prozess- und IT-Beratung über Entwicklung und Implementierung von innovativen IT-Lösungen bis hin zum Outsourcing von Geschäftsprozessen und komplettenIT-Infrastrukturen. Das Rechenzentrum der GISA GmbH zählt zu den leistungsfähigsten in Deutschland und trägt das Zertifikat SAP® Operation Quality Member. Sitz der GISA GmbH ist Halle (Saale). Weitere Standorte und Regionalbüros befinden sich in Chemnitz, Cottbus, Leipzig/Markkleeberg sowie Berlin, Hamburg, Frankfurt am Main und Düsseldorf.

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