GISA optimiert Personalmanagement beim kommunalen Versorger in Dessau

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Die Dessauer Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft GmbH (DVV) ist mit über 400 Mitarbeitern der regionale Universaldienstleister der Bauhaus-Stadt. Zur Verwaltung der kaufmännischen und personalwirtschaftlichen Prozesse setzte die DVV vor Projektbeginn ein kombiniertes SAP-System ein. Aufgrund rechtlicher Bestimmungen musste das HR-Modul jedoch sehr häufig aktualisiert werden, was zu erhöhtem Arbeitsaufwand und sogar zu Stabilitätsproblemen am Gesamtsystem führte. Gegenmittel: Zunächst sollte das HR-Modul abgetrennt werden, um anschließend ein Update auf durchzuführen. Damit beauftragte die DVV die SAP-Spezialisten der GISA GmbH aus Halle/Saale. Ergebnis nach drei Monaten Projektzeit: Das neue HCM-System arbeitet schneller, entlastet Personalverantwortliche bei Routineaufgaben und ist für die DVV praktisch wartungsfrei.

Eingesetzte Produkte:

Ausgangslage: Wartungsintensives SAP-System
Die Dessauer Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft GmbH (DVV) wurde 1991 gegründet und hat sich erfolgreich als regionaler Universaldienstleister etabliert. Zur Gesellschaft gehören mehrere Versorgungsbetriebe, Entsorgungs- und Verkehrsunternehmen sowie ein Telekommunikationsanbieter. Aktuell beschäftigt das Unternehmen über 400 Mitarbeiter und ist damit ein wichtiger Arbeitgeber in der Region.

Alle kaufmännischen und personalwirtschaftlichen Prozesse wurden vor Projektbeginn über ein SAP-System verwaltet und abgerechnet. Darin enthalten waren das Personalverwaltungsmodul HR 4.70c, das Finanz- und Rechnungswesen FI sowie die Verbrauchsabrechnung SAP IS-U. Aufgrund von Änderungen gesetzlicher Vorschriften, mussten vor allem am HR-Modul immer häufiger Einstellungen aktualisiert werden. Diese Praxis führte zu steigenden Ausfallzeiten und hatte negative Auswirkungen auf die Systemstabilität. „Der Betrieb des kombinierten SAP-Systems wurde für uns zunehmend ineffektiv und hätte längerfristig erhebliche Kosten verursacht”, sagt Rolf Hennig Geschäftsbereichsleiter Organisation/IT/Personal der DVV. „Deshalb entschlossen wir uns zur Abtrennung des HR-Moduls und einer Auslagerung des HCM-Systems zur GISA GmbH.”

Projektziel:  Effektivere Personalarbeit und geringer Wartungsaufwand
Mit dem Herauslösen des HR-Modules aus der SAP-Architektur sollte zunächst die vollständige Unabhängigkeit vom Gesamtsystem erreicht werden. Anschließend war ein Upgrade auf und die Übernahme der gesamten Datenbestände geplant. „Der Einsatz des HR-Systems im neuen Releasestand ERP 6.0 sollte unseren Personalverantwortlichen neue Funktionen und Arbeitshilfen an die Hand geben, die Sie bei Routineaufgaben noch stärker entlasten und mehr Freiräume für die strategische Personalentwicklung schaffen”, erzählt Rolf Henning. Für den internen Datenaustausch war das HCM-System außerdem an das Finanz- und Rechnungswesen sowie die Zeiterfassung „Interflex” anzubinden. Um künftige Wartungs- und Ausfallzeiten auf Seiten der DVV so gering wie möglich zu halten, sollte das neue Personalverwaltungssystem im Rechenzentrum der GISA GmbH errichtet und im Outsourcing betrieben werden.

Implementierung
Vor dem eigentlichen Releasewechsel wurde zunächst eine Kopie des bestehenden HR-Systems in eine Upgrade-Umgebung übernommen. „Unsere Experten führten umfassende Analysen durch und nahmen kundenspezifische Abgleiche und Anpassungen vor”, berichtet Christine Reinemann, Projektleiterin der GISA GmbH. „Anschließend wurden die HR-spezifischen Einstellungen in eine neue Systemlandschaft übertragen und die Migration auf ERP 6.0 HCM erfolgreich abgeschlossen.” Nach Übernahme der Personalstammdaten, des Organisationsmanagements sowie der Lohn- und Gehaltskonten erfolgte der Aufbau der benötigten Schnittstellen zum verbleibenden SAP-System. Die abschließende Testphase verlief fehlerfrei und das System wurde von der DVV zur produktiven Nutzung freigegeben.

Projektumsetzung:  Schnell und erfolgreich
Das Migrations-Projekt wurde innerhalb von drei Monaten erfolgreich abgeschlossen. „Dank der GISA -Experten verliefen sowohl die Abtrennung des HR-Systems als auch der Releasewechsel und die Datenübernahme absolut reibungslos”, resümiert Rolf Hennig. „Unsere Personalverantwortlichen konnten früher als erwartet auf die neuen Features zugreifen und haben seit wesentlich mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben des Personalmanagements.” Das HCM-System wird komplett durch die GISA GmbH im Outsourcing betrieben, so dass die operativen Kosten der DVV gesenkt werden konnten. Nach Projektende erhielten die künftigen Nutzer des Personalverwaltungssystems im Rahmen eines Workshops eine umfassende Einführung in die neuen Features von . Aktuell plant die DVV einen Ausbau der systemgestützten Personalkostenplanung, auch hier soll die GISA GmbH wieder für die schrittweise Implementierung sorgen.

** Kasten „ROI”

  • Effektivitätssteigerung des Personalmanagements durch
  • Störungsfreier Betrieb der bei DVV verbliebenen SAP-Systeme
  • Geringere Wartungs- und Betriebskosten durch Outsourcing

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