GISA: Der elektronische Ausschreibungsprozess − integriert von der Planung bis zur Abrechnung

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Ausgangssituation

Die envia Mitteldeutsche Energie AG realisierte 2007 ein Beschaffungsvolumen für Material und Dienstleistungen in Höhe von rund 230 Millionen €. Insgesamt arbeitet der Energiedienstleister mit mehr als 1.900 Lieferanten und Auftragnehmern aus den Regionen Sachen, Sachsen-Anhalt, Brandenburg und Teilen Thüringens zusammen. Über 45 Prozent der Wertschöpfung und 75 Prozent des Einkaufs- und Investitionsvolumens verbleiben in dieser Region. Zur Senkung der Kosten im Beschaffungsprozess wickelt das Unternehmen einen beträchtlichen Teil seiner Bestellungen elektronisch ab, 40 Prozent aller Bestellpositionen wurden auf diesem Weg verschickt.

Dieser Anteil steigt, denn traditionelle, papiergebundene Einkaufsprozesse sind bei enviaM mit zunehmendem Tempo auf dem Rückmarsch. Das begann bereits 2001 mit der Einführung von SAP Enterprise Buyer für den Einkauf so genannter klickbarer C-Artikel wie Büromaterialien, Werkzeuge, Arbeitschutzmaterialien, IT- und Elektronikprodukten. Über eine Online-Plattform stellt der Einkauf seinen Bedarfsträgern ausgewählte Kataloge für deren Abrufe zur Verfügung. Die Abrufe werden synchron im ERP-System SAP R/3 als Bestellung angelegt.

Im Laufe der letzten Jahre erweiterte enviaM die auf SAP® Supplier Relationship Management () basierende elektronische Beschaffungs-Infrastruktur zu einem ePortal, über das heute Bestellungen bei über 100 Lieferanten generiert werden können.

Ziel

„Unser Anliegen war es, wiederkehrende Ausschreibungsprozesse, insbesondere für standardisierte Material- und Dienstleistungspositionen zu automatisieren”, beschreibt Udo Küttner, Fachreferent im Team Einkaufskooperation/eProcurement/ePortal bei enviaM AG, das Projektziel. In diesem Zusammenhang richtet er das Augenmerk nicht nur auf das damit verbundene Beschaffungsvolumen: „Wichtig war es uns, die Zahl der Transaktionen und deren Komplexität in diesem Bereich zu betrachten und zu reduzieren.”

Seit Anfang 2007 wird das eingesetzte SAP Supplier Relationship Management () um eine Lösung zur Abwicklung elektronischer Ausschreibungen/eBidding produktiv genutzt. Innerhalb von nur fünf Monaten hat die enviaM gemeinsam mit ihrem IT-Dienstleister GISA GmbH und Beratern der SAP Consulting die neue Lösung implementiert. Mit dem Einsatz der Bidding Engine ist in Chemnitz nunmehr auch der Bereich der Ausschreibungen in die elektronische Prozesskette der Beschaffung eingebunden. Die angestrebte Vereinheitlichung der Beschaffungsprozesse ist damit Wirklichkeit geworden: „Eine revisionssichere elektronische Unterstützung im gesamten Beschaffungsprozess ohne Medienbruch” sieht denn auch Projektmanager Udo Küttner als einen der wesentlichen Nutzen der Erweiterung der elektronischen Beschaffung auf den Bereich der Online-Ausschreibungen. Dieser Vorteil wurde mit nur geringem zusätzlichen Investitionsaufwand erreicht: Die Systemlandschaft war vorhanden, zusätzliche Hardwareanschaffungen waren nicht erforderlich.

Projektverlauf

Die enviaM hat bereits ein -System im Einsatz. Betrieben wird die Lösung im Rechenzentrum der GISA GmbH in Halle (Saale), dem IT-Dienstleister der enviaM. GISA erhielt vom Einkauf der enviaM den Auftrag, die Ausschreibungsabwicklung für die Beschaffung von Material- und Dienstleistungen zu automatisieren und vollständig in die bestehende -Landschaft zu integrieren. Gleichzeitig sollte ein Releasewechsel auf das aktuelle 5.0 durchgeführt werden.

Automatisierter Beschaffungsprozess - von der Ausschreibung bis zur Zahlung

Heute laufen die elektronischen Ausschreibungsprozesse in SAP-unterstützten methodischen Bahnen ab. Rund 25 Prozent der Ausschreibungen werden bereits elektronisch abgewickelt, Tendenz stark steigend. Seit dem Produktivstart im März 2007 haben bereits mehrere Hundert Lieferanten die elektronische Ausschreibungsplattform genutzt und ihre Angebote eingestellt. Die praktischen Erfahrungen überzeugen die Entscheider, mit der E-Bidding-Lösung innerhalb auf dem richtigen Weg zu sein. Interne und externe Kosten, u.a. für die Erstellung und Vervielfältigung von Ausschreibungsunterlagen, Versand- und Postlaufzeiten, Portokosten haben sich deutlich reduziert. Änderungen von Ausschreibungen werden ebenso schnell elektronisch übermittelt. Die Abläufe der elektronischen Ausschreibung sind jederzeit revisionssicher, d.h. dass interne enviaM-Kontrollsystem (IKS) greift in jeder Phase des Beschaffungsprozesses. „Es gibt viel positive Resonanz”, fasst Udo Küttner die ersten Erfahrungen zusammen. „Bisherige Abläufe werden auf den Prüfstand gestellt, sie müssen sich dem Vergleich mit dem Neuen stellen. Das eröffnet Chancen für Optimierungen - und da ziehen die Mitarbeiter mit, denn das unterstützt ihre Arbeit.”

Funktionsweise am Beispiel Montageleistungen im MS-/NS-bereich

Startet der Einkäufer eine Ausschreibung in der Mittel-/Niederspannung (MS/NS), greift er auf Planungsdaten zurück, die auf der Basis von Leistungspreisverzeichnissen erstellt werden. Diese Planungsdaten werden über eine Schnittstelle als Bedarfsanforderung (Banf) in das SAP-ERP-System geladen. Der Einkäufer entscheidet durch Kennzeichnung der Bestellanforderungspositionen (Banfposition) die Zuordnung zum Prozess. Im Rahmen von Sourcing können mehrere Banfen oder Banfpositionen in eine Ausschreibung integriert werden. Beim Anlegen der Ausschreibung kann der Einkäufer zusätzlich den vorhandenen Warenkorb für Katalog-, Material- oder Standarddienstleistungs-Positionen nutzen, ergänzende Vorlagen einstellen und einen Up- und Download von Positionen durchführen.

Die Bieter werden mittels Kreditorennummer im System eingestellt und über die Ausschreibung benachrichtigt, die interne Bestätigung der Ausschreibungen erfolgt mittels elektronischem Genehmigungs-Workflow. Die Bieter können die auf der Ausschreibungs-Plattform hinterlegten Unterlagen herunterladen und geben ihre Angebote auf der Plattform ab. Bis zum Erreichen der Angebotsabgabefrist haben die Bieter die Möglichkeit, ihre Angebote zu ändern. Auf der Basis der abgegebenen Angebote können die nachfolgenden Vergabeverhandlungen ebenfalls elektronisch erfolgen. Ergebnisse werden mittels Versionierung der Ausschreibung fortgeschrieben, so dass sich im Angebotsvergleich die Angebotsdaten von der ersten bis zur abschließenden Ausschreibungsrunde nachvollziehen lassen.

Nach Prüfung der Angebote und Abschluss der Vergabeverhandlungen startet der zuständige Einkäufer den Genehmigungs-Workflow zum Vergabeentscheid. Nach Bestätigung der Vergabe erscheint beim Einkäufer der Button “Bestellung erzeugen”. Der Einkäufer legt eine Bestellung im SAP-ERP-System mit Bezug zu den Werten der Ausschreibung an und übermittelt sie per XML, Fax oder Post an den Lieferanten. Nach erfolgreicher Lieferung bzw. Leistungserbringung erfolgt der Zahlungsausgleich durch eine elektronische Gutschrift, die mittels Signaturserver durch den IT-Dienstleister GISA verschickt wird.

Lieferanten profitieren gleichermaßen

Wie reagieren die Lieferanten? Projektmanager Udo Küttner: „Neue Systemfunktionen brauchen Zeit, um in den Regelprozess überführt zu werden.” Die Mehrzahl der Lieferanten steht den neuen Anforderungen offen gegenüber. Dafür gibt es gute Gründe. Definierte Ausschreibungsfristen verlängern sich um die bisherigen Postlaufzeiten und können in der Zeit bis zur Angebotsabgabe jederzeit online angepasst bzw. geändert werden, die Zeit der Papierflut gehört der Vergangenheit an. Weiterhin hat der Lieferant via Web-Frontend jederzeit den direkten Überblick über den Ausschreibungsverlauf und seine bereits abgegebenen Angebote. Zudem beschleunigen elektronische Zahlungsfreigaben den Geldfluss.

Funktionsumfang

Die eBidding-Lösung der enviaM AG weist eine sehr hohe Integrationstiefe in das auf. Im Warenwirtschaftssystem werden vollständige Bestellungen erzeugt. Im System ist eine Historie aller Belegnummern hinterlegt. Angefangen von der Bestellanforderung, über Ausschreibung und Bestellung bis hin zur Bestätigung. Zeitstempelprotokolle halten jede ausschreibungsrelevante Aktion während der Ausschreibung fest. Die Ausschreibungsergebnisse werden im ERP-System des Energieversorgers weiter verarbeitet. Der Datenaustausch erfolgt über die standardisierten Datenformate RFC und iDocs und ist selbstverständlich SSL verschlüsselt. Die qualifizierte digitale Signatur wird ebenfalls unterstützt.

Für die Lieferanten bringt das System zahlreiche Vorteile. Angebote können bis zur festgesetzten Frist online eingereicht werden, den Status seines Angebotes kann der Bieter jederzeit verfolgen. Je Lieferant können mehrere Ansprechpartner an einer Ausschreibung teilnehmen. Einzige Voraussetzung für den Lieferant sich an elektronischen Ausschreibungen der enviaM zu beteiligen ist ein Internetzugang mit üblicher Konfiguration.

Elektronisches Beschaffungsmanagement als ASP-Lösung

Die mandantenfähige eProcurement/ePortal-Plattform der enviaM AG wird von der GISA GmbH in deren Rechenzentrum betrieben. Zum Leistungsumfang zählen die Anwendungsbetreuung, professionelle Prozessberatung und IT-Betrieb.

Die Funktionserweiterung um das elektronische Ausschreibungsmanagement ergänzt die Beschaffungsplattform um einen wesentlichen Aspekt. Über eine benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche decken die für den Beschaffungsprozess autorisierten Mitarbeiter der enviaM-Gruppe einerseits ihre Bedarfe ab. Andererseits ist der Weg frei zu einem kompletten elektronischen Beschaffungsprozess von der Ausschreibung, über Bestellung bis hin zum Zahlungsausgleich. Derzeit nutzen bereits Beteiligungsgesellschaften der enviaM und zahlreiche diese komfortablen Einkaufsmöglichkeiten, um sich zu wirtschaftlichen Konditionen mit energiespezifischen Materialien, insbesondere der Sparte Strom und weiteren energienahen Produkten sowie C-Materialien zu versorgen. Alle Nutzer profitieren von einer nahtlosen elektronischen Beschaffungskette.

„Mit der elektronischen Abwicklung von Ausschreibungen setzen wir unseren bereits im Jahr 2001 begonnenen Weg des Einsatzes von E-Sourcing konsequent fort. Mit als Lösungsplattform werden Produktivität und Wertschöpfung in einem sehr kostensensiblen Unternehmensbereich weiter erhöht.”

Dr. Gert Pfeilschmidt, Bereichsleiter Einkauf/Logistik,

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